6 errores frecuentes que se cometen en el cálculo de planillas
Calcular las planillas suele ser uno de los trabajos más estresantes y difíciles que hay en las empresas. Un analista de planillas se encarga desde el registro de los colaboradores, incidencias o licencias, pagar el sueldo a los trabajadores. Además del pago de los beneficios sociales y rodas las declaraciones de acuerdo a ley. Es decir, es el responsable de la buena marcha de una empresa.
Por mucho tiempo, se ha hecho estas planillas a mano y con el avance de la tecnología se empezaron a usar otros programas como el Excel. Sin embargo, a más grande la empresa, mayor volumen de datos, cálculos y los errores también se incrementan. Es por eso que, la mayoría de compañías prefieren servicios de outsourcing y una de ellas es la administración de planillas.
Para que una empresa mache con éxito es necesario manejar las planillas con un Software que ayude al trabajador a automatizar, ordenar y optimizar los procesos. Estas soluciones tecnológicas ayudan a ahorrar hasta un 60% en tiempo y dinero a las empresas.
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Errores comunes en el cálculo de las planillas en empresas
Estos son algunos de los errores más frecuentes que se cometen en las empresas cuando se trata de calcular las planillas.
Inconsistencia en las planillas en los registros de licencias
Las licencias son permisos o inasistencias que el trabajador puede generar en un día. Para contabilizarlas, las empresas realizan un informe de asistencia por cada trabajador. Por tanto, si la persona labora 30 días, generará 30 registros al mes. El problema llega cuando hay más empleados, más reportes y se contabilizan con hojas de cálculos, ya que, se está más expuesto a los errores humanos.
Error en el cálculo de impuestos de 5ta categoría
Todo trabajador que está en planilla se le descuenta el impuesto de quinta categoría cada mes. Este impuesto varía de acuerdo al sueldo que gana. Debido al manejo de la planilla en Excel, se cometen errores en el cálculo del impuesto y se detecta a fin de año, cuando se realiza el último ajuste de cálculo de acuerdo a ley.
Demoras en los pagos a los trabajadores afectan la elaboración de las planillas
No hay nada más incómodo que paguen a los empleados fuera de la fecha que corresponde. Esto suele ocurrir de manera involuntaria. Si el analista empieza a realizar los pagos tarde y tiene las cuentas de sus colaboradores en diferentes bancos, deberá realizar transferencias interbancarias, por tanto, el depósito al colaborador llegará el día siguiente o después de algunos días, si lo hicieron el fin de semana. Lo que genera un gran malestar al colaborador, que seguramente ya tenía programado algún pago.
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Los beneficios sociales se pagan sin considerar remuneraciones variables
Muchas empresas pagan horas extras, bonos y, en algunos casos, comisiones de venta. La ley señala que estas remuneraciones variables deben ser tomadas en cuenta al momento de calculas los beneficios sociales, como gratificación, CTS, vacaciones y utilidades. Pero, por error de cálculo o desconocimiento, muchas empresas consideran solo la remuneración básica.
No se pagan utilidades en base a los días laborados
Las empresas que no cuentan con sistemas de ingreso y salida digital no tienen un control riguroso de los días laborados. Lo que puede jugar en contra al momento de pagar las utilidades, pues, estas se calculan con base de los días laborados. Si los especialistas en planillas no llevan un control y les pagan a todos como si hubieran trabajado los 30 días, esto generará errores en la distribución de la utilidad.
Demoras en las entregas de boletas de pago son otro error en las planillas
La boleta de pago se debe entregar al tercer día hábil luego de haber hecho el depósito, según ley. Es imprescindible para que los trabajadores cuenten con el sustento de su salario y, de haberlos, se modifiquen los errores. Cuando las boletas de pago no llegan a tiempo o la empresa no da ningún sustento, el colaborador podría quejarse con la Sunat, lo que puede generar multas desde el 50% de una UIT.
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