¿Cómo crear una planilla de trabajao desde cero? - ADECCO | Adecco Perú - Adecco Perú Oficial

Blog

Inicio Blog ¿Cómo crear una planilla de trabajo desde cero?
como crear planilla de trabajo desde cero
06 Jun
2021

¿Cómo crear una planilla de trabajo desde cero?

admin

Puede ser que estés administrando una red de tiendas que abre los fines de semana o eres encargado de una fábrica que funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Siempre recuerda que, el trabajo programado por turnos depende de equilibrar las necesidades de tu negocio con las necesidades de tus empleados. Desarrollar una planilla de trabajo sólida te garantiza que tu empresa funcione de manera eficiente y tus empleados realicen tareas a niveles óptimos sin estrés ni fatigas.

Por eso, el contar con el outsourcing de nominas de planillas en Perú tiene gran ventaja, ya que, el objetivo de elaborar una planilla de trabajo es colocar los empleados correctos en los trabajos correctos en momentos adecuados para satisfacer la demanda de los clientes.

¿Cómo hacer una planilla de trabajo?

Para muchos estos documentos son muy complicados de realizar. Pero, veremos cómo se hace una planilla desde cero, ya que, independientemente del sector, el proceso de planificación de turnos de trabajo consta de 4 fases:

  • Determinar la carga de trabajo y los requisitos para cubrirla, incluidas las cualificaciones especiales.
  • Planificar un modelo para elaborar turnos de trabajo reales.
  • Crear la planilla de trabajo.
  • Publicar, hacer seguimiento y ajustas los horarios de trabajo cuando sea necesario.
  • Determinar la carga de trabajo y los requisitos para cubrirla

Para determinar la carga de trabajo y los requisitos para cubrirla, se tiene que predecir la demanda de productos o servicios y traducir esa demanda a cuántos empleados se necesitan en diferentes intervalos de tiempo a lo largo de una semana o varios meses.

Te puede interesar: ¿Qué aspectos mejorarán de una empresa con el outsourcing comercial?

Se necesitan empleados para realizar ciertas tareas que se basan en las demandas del negocio, las cuales pueden ser reservas a lugares, cantidad de llamadas a recibir, cantidad de pacientes de una clínica, cuotas de fabricación, rutas de vigilancia, etc. Para definir esa demanda comercial se necesita realizar algunas preguntas:

¿Cuáles son los motores de demanda de tu negocio?

En caso de que estás organizando la planilla de trabajo para limpieza de un hotel, puede ser el número de habitaciones a limpiar. También estás las compañías dedicadas a l call centro, lo que impulsa la demanda a la que tienes que hacer frente es el número de llamadas a responder, el tiempo promedio para cada llamada y el nivel de servicio requerido. Y, así se va creando las planillas de trabajo de acuerdo al tipo de empresa que se maneja.

¿Varía la demanda del negocio según la hora?

La identificación de los picos y los periodos durante los cuales varía la demana te ayudará a comprender la naturaleza cíclica de la carga de trabajo. Una vez que se haya conocido este patrón se puede cubrir la demanda.

¿Qué tareas son necesarias para satisfacer la demanda de tu negocio?

Para esto debes conocer las tareas a realizar en cada periodo de tiempo, las habilidades requeridas para realizar la tarea y ubicación donde realizarla.

Planificar un modelo para elaborar turnos de trabajo reales

Una vez que se sabe el número de empleados necesarios para cada periodo de tiempo, es cuando recién se empieza a diseñar la elaboración de horarios reales. Este es el paso donde se define el número de turnos, la duración de los turnos, los patrones de rotación, así como los días de descanso.

Te puede interesar: Razones para contratar profesionales de la limpieza

No olvides tener en cuenta algunas restricciones al seleccionar la duración del turno y el patrón de días de trabajo-descanso. La regulación en materia laboral, los acuerdos sindicales y las propias normas de la empresa pueden restringir la cantidad de días de trabajo consecutivo. Además de las horas trabajadas o requerir un periodo de descanso mínimo entre las asignaciones.

Aunque la primera vez que se diseñe el modelo de planilla de trabajo puede suponer un gran esfuerzo, una planificación de turnos bien diseñada que ayudará ahorrar incidencias por falta de personal. Además de ahorrar dinero y los clientes y empleados estarán más contentos.

Crear la planilla de trabajo

A partir del modelo de turnos de trabajo que se ha establecido se puede crear la planilla de trabajo real, simplemente asignando a los empleados los turnos correspondientes. Para ello, se usa la información sobre disponibilidad, cualificación, costos laborales y el número de empleados requeridos para cada periodo de tiempo.

El objetivo es crear el mejor horario posible donde el número de trabajadores incluido en la planilla de trabajo coincida con el número ideal de empleados que se necesiten en casa periodo al tiempo que se respetan las normas laborales y las preferencias de los empleados tanto como sea posible.

Publicar, hacer seguimiento y ajustar los horarios de trabajo

Es necesario revisar de manera continua y optimizar el cronograma planificado debido a los cambios de última hora en la demanda del negocio o la disponibilidad de los empleados. En algunos casos hay que ajustar la planificación bien porque un empleado enferma o por circunstancias de la producción.

Te puede interesar: Razones por las que el servicio de outsourcing de personal falla

Realizar estas tareas a mano o en una hoja de cálculo se necesita de tiempo y es difícil debido a las fluctuaciones de la carga de trabajo. Las frecuentes solicitudes especiales de los empleados, cambios de última hora y alta rotación de empleados. La planilla de trabajo a veces se debe cambiar cuando un empleado llama porque se enfermó y no puede laborar. Sin la herramienta necesarias, se invertirá una gran cantidad de tiempo en estas tareas, tiempo que será mejor empleado en otras actividades para el negocio que ayudarán a generar más ingresos.

¿Está interesado en adquirir servicios de outsourcing? En Adecco contamos con diferentes profesionales altamente capacitados para ofrecer servicios de limpieza, logística, etc. Además, somos una de las mejores compañías de outsourcing de logística para empresas. Si es así, no dudes en contactarse con el personal capacitado que tenemos para resolver todas sus dudas. Para más información escríbenos o llámanos a 511 6114444 anexo 3154.

Notas relacionadas:

Selección de personal para una empresa: ¿Cómo diseñar el proceso ideal?

6 retos importantes a los que se enfrenta la gestión de recursos humanos

6 errores frecuentes que se cometen en el cálculo de planillas